Las autorespuestas para nuestros sistemas de mensajería son una de esas cosas que nos hacen preguntarnos como hemos vivido sin ellas todo este tiempo.
Unas buenas autorespuestas nos van a solucionar más problemas de los que nos imaginamos. Por no mencionar que nos va a dar una tranquilidad considerable cuando salimos de la oficina. Que cualquiera que necesite contactar con nosotros sepa cuándo puede o qué puede hacer en nuestra ausencia es un proceso necesario para muchos de nuestros clientes.
En este artículo queremos daros algunas herramientas para configurar vuestras autorespuestas y mantener informados a vuestros clientes y compañeros de trabajo, sobre todo cuando estamos de vacaciones.
Autorespuestas para vuestro correo electrónico
Prácticamente cualquier cliente de correo tiene opciones para crear respuestas automáticas sin mucho esfuerzo.
Configurar Outlook en las cuentas en las que lo permite es una tarea muy sencilla y las capacidades de hacer autorespuestas complejas son más grandes que las necesidades de casi todo el mundo. ¡Pero es bueno tener la opción!
Pulsando el botón “respuestas automáticas” cuando abrimos la pestaña “Archivo” en la parte superior izquierda de la pantalla, veremos un botón que nos abrirá una nueva ventana de dialogo en la que podremos configurar nuestra respuesta, la fecha desde la que queremos empezar y cuando queremos terminar.
Aquí también podremos crear reglas específicas para algunas cuentas. Por ejemplo, podemos hacer que emails que recibamos marcados como urgentes sean redirigidos a otra persona que esté en la oficina para que no se retrase la respuesta a ese cliente.
Autorespuestas para nuestro teléfono
Enviar un mensaje de vuelta cuando recibimos mensajes en WhatsApp, Messenger, Telegram y otras apps que recibimos cuando estamos conduciendo, hemos salido o incluso cuando estamos en una reunión le va a evitar muchas frustraciones a algunas personas, sobre todo si solemos responder rápido.
Una aplicación como WhatsAuto nos puede gestionar las autorespuesas a la mayoría de las aplicaciones, como WhatsApp, Messenger, Instagran y Telegram. También permite WhatsApp Business, Messenger Lite, Signal y Viber.
Su uso es super sencillo y las posibilidades de filtrar los grupos para que no reciban mensajes constantemente, por contactos, etc.
Configurar el buzón de voz de nuestro teléfono.
Para los que usamos teléfono de empresa, cambiar el mensaje de nuestro buzón de voz es una acción rutinaria cuando salimos de la oficina pero llevamos el teléfono con nosotros durante nuestras vacaciones.
Aprovechar el mensaje de voz para informar a nuestros clientes con quién contactar cuando estemos fuera y dar nuestra fecha de reincorporación al trabajo lo agradecerá todo el que necesite ayuda cuando no estemos y quiera concertar citas y acciones para cuando volvamos.
Con esto cubrimos las bases para poder relajarnos durante nuestra ausencia, ya sea estival u ocasional de la oficina. Una autorespuesta cuando tenemos que parar el día en una reunión o simplemente necesitamos concentrarnos en lo que estamos haciendo o estamos al volante también es algo a considerar, sobre todo cuando hay tantas apps y herramientas para facilitarnos la tarea.
