Saber qué hacer antes de irte de vacaciones puede ser la diferencia entre unas vacaciones relajantes y unas vacaciones estresantes. ¿Qué pasos fundamentales hay que seguir?
Irte de vacaciones no es una broma. Las vacaciones son una necesidad para las que hay que saber prepararse y que no nos la corten a mitad por imprevistos que se podrían haber prevenido de forma fácil.
En este artículo vamos a darte cinco pasos que recomendamos para poder pasar las semanas estivales con las mínimas molestias. O ninguna.
1 – Haz copias de seguridad
El valor de los datos en tu empresa es algo que no hay que remarcar. Perder presupuestos, facturas, documentos de texto, bases de datos, hojas de cálculo… es, como poco, molesto y potencialmente desastroso.
Hacer copias de seguridad es una rutina en la mayor parte de las empresas y una tarea que se puede automatizar de forma muy sencilla. Sin embargo, no hay ningún sistema que sea a prueba de todas las eventualidades y tener una copia de seguridad en un lugar remoto a la oficina refuerza la seguridad y tranquilidad de no perder archivos. Además, con la proliferación del almacenamiento en la nube del que hablamos en un artículo recientemente, esta tarea se ha simplificado mucho.
Antes de irte de vacaciones, configurar un sistema que haga copias de seguridad cada cierto tiempo mientras las personas que quedan detrás en la oficina trabajan es algo indispensable.
2 – Apaga todo lo que se pueda apagar. Y quiero decir todo.
Que levante la mano el que se deja algunos monitores encendidos en modo ahorro de energía.
Exacto… somos muchos los que lo hacemos. Y no hay que escandalizarse mucho por ello. Cualquier monitor medio moderno tiene un modo de ahorro de energía muy eficiente que minimiza el uso y el gasto de electricidad en cuestión de minutos. Sin embargo, aunque estén en modo ahorro, siguen conectados a la red y eso quiere decir que una tormenta eléctrica de verano podría provocar un cortocircuito y arruinarnos los monitores.
Y quien dice los monitores dice los ordenadores. Y los cargadores, las impresoras, los routers. Si no se van a utilizar durante tus vacaciones, desconéctalos del suministro eléctrico.
Importante recordar los cargadores de teléfono. Una subida de electricidad fuerte podría hacer que cualquiera de estos soltase una chispa que podría acarrear problemas más graves.
3 – Proteger y monitorizar todos los equipos que se queden encendidos
Cuando te vas de vacaciones, puede que no todos los equipos se pueden quedar apagados. Servidores y routers de conexión a Internet son los dos ejemplos más obvios. Son equipos esenciales que necesitan estar conectados para mantenerse actualizados y ofrecer servicio ininterrumpidamente a nuestros clientes.
¿Qué hacer? Para empezar se pueden instalar SAIs (Sistemas de Alimentación Ininterrumpida) que protejan los equipos de subidas inesperadas en el suministro, así como que impidan que se apaguen si hay un corte de electricidad o les permita apagarse de la forma adecuada.
Un sistema que lance una alarma en el caso de que algún recurso baje a mínimos, las temperaturas alcancen niveles peligrosos o un equipo deje de funcionar podría salvar el día.
4 – Configurar una VPN a la oficina
Una VPN no es otra que un programa en un ordenador (incluso en tu teléfono) que te permite crear una conexión segura desde donde quiera que estés para poder conectarte a tu oficina.
Si estás en la playa a medio mundo de distancia y hay una emergencia, o , en medio de las prisas, se te ha olvidado enviar ese correo antes de salir (he perdido la cuenta de la cantidad de veces que he hecho eso) tienes que tener un modo de acceder a tu sistema en la oficina.
Entre otras cosas, la VPN te permite hacer eso. Al mismo tiempo te permite conectarte redes abiertas (como las de los aeropuertos u hoteles) y encriptar tu conexión para que sea más segura.
La configuración inicial probablemente debas dejarla a la persona encargada de tus sistemas informáticos. Al principio hay que tomar decisiones de ancho de banda, qué aplicación se va a usar e incluso un mínimo de formación para poder utilizar la VPN correctamente.
Lo sé, lo sé… si estás de vacaciones no deberías tener que conectarte a tu oficina, es demasiado tentador.
Pero, si hay una emergencia, ¿de veras quieres encontrártela cuando estés de vuelta?
5 – Planear protocolo de urgencia
Esto se hace más a menudo de lo que nos parece y de forma muy automática, aunque nunca viene mal hacerlo oficial, sobre todo en empresas con un número de empleados considerable.
“Si pasa algo, llámame” lo hemos dicho todos. Eso es un protocolo de urgencias… más o menos. Pero no es suficiente.
Un protocolo de seguridad debe incluir:
- Una lista de procesos y pasos a seguir para los problemas más frecuentes (reiniciar el ordenador, comprobar que los periféricos están bien conectados, que los aparatos que las usen tienen batería)
- Una lista de teléfonos de personas a las que llamar si sucede algún imprevisto
- Dejar algún equipo de repuesto para poder seguir trabajando en el caso de un evento catastrófico
Tener prevista las eventualidades te permite poder reaccionare de manera ágil ante cualquier problema, en lugar de tener que pararte a pensar en qué hacer y cómo hacerlo.
Con estos sencillos pasos podemos minimizar el riesgo de recibir una llamada que nos arruine ese merecido descanso y disfrutarlo con la tranquilidad de saber que, cuando volvamos a trabajar, las cosas van a ir como la seda.
