Afrontar problemas en el día a día es algo a lo que nos hemos acostumbrado, pero ¿sabemos en realidad lidiar con los problemas de la mejor manera?
Llegar a la oficina y encontrarnos la impresora que no termina de funcionar, un email que nos ha llegado mientras descansábamos el fin de semana y nos pone un problema que no necesitamos al iniciar la semana, las tareas que no terminamos el viernes y, para colmo, un compañero de trabajo se ha puesto enfermo y está de baja.
Los niveles de estrés se pueden subir por las nubes en cualquier momento, lo cual no es solo perjudicial para la productividad en el trabajo, sino, aún más importante, para la salud.
¿Qué podemos hacer para que los problemas en el día a día no se nos coman? Aquí tenéis algunas ideas y sugerencias.
1. Relájate
Esto puede sonar sardónico, pero es uno de los pasos más fundamentales a la hora de resolver problemas y no nos ponemos a pensarlo las suficientes veces.
Cuando nos estresamos, nuestro nivel de atención se disipa, la capacidad de permanecer tranquilos disminuye, trabajamos menos y nos ausentamos más del trabajo. Por no mencionar que si permanecemos bajo un estado de estrés durante un periodo de tiempo prolongado podemos llegar a tener problemas de salud muy serios.
En definitiva, el estrés no es un buen amigo.
Ya sea tomándonos un respiro y contando hasta 10, forzándonos a respirar un poco más despacio o tomándonos un café (recomendamos que sea descafeinado, por motivos obvios), tomarnos el tiempo necesario para mirar la montaña que tenemos delante con un poco de objetividad es una inversión de tiempo que pagará dividendos en la siguiente fase.
2. ¡Divide y vencerás!
Puede suceder (de hecho sucede más veces de las que nos damos cuenta) que los problemas solo son grandes porque se acumulan. Hacer 20 cosas pequeñas se convierten en una masa amorfa de dificultades en la que es difícil diferenciar una tarea de otra y nos da la impresión de enfrentarnos a una montaña inamovible.
Divide los problemas en una lista.
Así de sencillo.
Pon cada problema por separado y deja un poco de espacio para escribir debajo de cada enunciado.
Cuando tengamos los problemas divididos de una manera que los haga fácil de identificar, lo más probable es que tengamos una lista mucho más manejable que el montón amorfo de cosas que hacer que nos encontramos al llegar.
Y ahora, debajo de cada problema, puedes escribir también las tareas necesarias para solventarlo. Si hay cosas que le corresponden a otro departamento, a tu empresa de mantenimiento, o a otra persona, ahora es el momento de averiguarlo y repartir ese trabajo. Ya sea escribiendo el nombre de la persona junto a la tarea en cuestión, en una lista anexa o como más fácil nos resulte.
3. Organiza las tareas por nivel de dificultad y prioridad
Hay muchas formas de poner en orden de las tareas, podemos irnos a herramientas avanzadas como la matriz de Eisenhower, muy recomendada en foros de productividad. O, por simplificar, divídelas por dificultad. Un truco que solemos utilizar es asignarles un número del 1 al 3, donde el 1 es una tarea trivial que podemos resolver muy rápidamente y el 3 una tarea que conllevará más tiempo.
Luego asigna otro número que refleje lo urgente que son esas tareas. Una vez más, del 1 al 3 funciona, siendo 3 una tarea que puede esperar mucho más tiempo que un 1.
Esto te va a ayudar a ver varias cosas. Primero cuanto tiempo total vas a necesitar para hacerlo todo. Segundo para decidir si lo puedes hacer todo en un periodo de tiempo razonable. Si tienes muchas tareas de nivel 3 de dificultad (que te van a llevar dos días en terminarse), quizá sea el momento de plantearse buscar ayuda.
Hay escuelas de pensamiento que sugieren hacer primero las tareas difíciles, aunque no es nuestra forma favorita. Puede parecer que no hay suficiente progreso al no ver que la lista de cosas que hacer se hace más corta.
Personalmente preferimos llevar a cabo una combinación de tareas difíciles intercaladas entre las más sencillas.
Si haces algo que requiere varias horas y luego dos o tres tareas pequeñas de tan solo unos minutos cada una, te dará el tiempo y oportunidad de desconectar tu mente un poco después de un esfuerzo considerable, y veremos la lista disminuir de forma significativa, lo cual es una buena fuente de motivación.
4. Asigna un tiempo a cada tarea
No dejes que las tareas ocupen una cantidad de tiempo que pueda repercutir en otras tareas igual de importantes.
Antes de empezar, haz un cálculo aproximado del tiempo que puedes tardar en hacer cada tarea. Este paso te puede indicar si hay tareas que van a retrasar a las demás y decidir si es un problema que necesita de más mentes para solventarlo cuanto antes.
Un problema que necesita de más tiempo del que habías planeado es un problema a compartir, o quizás delegar a otra persona o departamento.
5. Busca ayuda
Otro aspecto que nos puede costar hacer: pedir ayuda. Por el motivo que sea. Nos vemos en un atasco y preferimos perseverar a buscar a un agente externo que nos ayude a arreglar lo que sea que tengamos entre manos.
No olvidemos que lo que a nosotros nos ha parecido un problema de dificultad alta, puede ser una trivialidad para otra persona con una serie de habilidades o conocimientos diferentes a los nuestros.
Ponernos en manos de otras personas puede una experiencia enervante, hay que reconocerlo. Pero si sabemos que tenemos un equipo en que podemos confiar, o empresa de mantenimiento con la que poder contar, apoyarnos en esas personas puede convertir una montaña de problemas en un cúmulo de soluciones.
Este es nuestro método para afrontar nuestros problemas en el día a día.
¿Y vosotros como lo hacéis?
