La segunda oleada la ha predicho mucha gente y los indicios que estamos viendo con los rebrotes de verano es que la pandemia no se ha ido a ninguna parte. ¿Están las empresas preparadas para enfrentarse al otoño e invierno en fase uno o dos?
Una segunda oleada es más que probable, y aunque no llegase tenemos un periodo de incertidumbre durante los próximos meses. Esto va a ser así hasta que tengamos una vacuna y una idea clara de la evolución del COVID19 y sus consecuencias. Desgraciadamente, esto parece inevitable.
Hasta que esos meses pasen, la prevención es la mejor forma de evitar problemas tanto a nivel personal como profesional. Evitar contagios es (o debería ser) la prioridad principal de cualquier persona y empresa.
Imaginar el peor caso y prepararnos de la mejor forma posible es la manera mas eficiente y segura de tener todos los recursos necesarios para hacer frente a esta situación y los imprevistos que pueda ocasionar.
Por supuesto, la obligación a la que se han visto sujetas muchas empresas de cambiar su paradigma laboral ha traído consecuencias beneficiosas que, aunque no son la prioridad no son desdeñables.
Trabajar desde casa se ha convertido en una rutina para muchas personas. Muchas de estas personas han eliminado eventos como el desplazamiento a la oficina, aumentando así la calidad de vida laboral y reduciendo gastos de transporte, comida, etc.
Otras empresas han visto el ahorro que puede ser tener un grupo de trabajo disperso y eliminar espacio de oficina, ahorrar en gastos de electricidad, limpieza, etc. Así como la posibilidad de incorporar al equipo a profesionales que de otra forma no podrían trabajar en la empresa debido a las distancias.
Llegar a este punto ha sido un poco traumático para mucha gente por lo inesperado y súbito de los últimos meses, así como la severidad del confinamiento. También tenemos clientes que no han podido prepararse a los niveles que han querido por falta de tiempo, presupuesto o abastecimiento.
Ahora tenemos la oportunidad de prepararnos cara a este otoño, que seguro viene movidito.
Analiza los trabajos que se pueden dispersar
Hay muchos más trabajos de los que nos podemos imaginar que se pueden dispersar y ubicar remotamente. A pesar de que muchas tareas se han asociado con la presencia en una oficina, como la administración, la realidad es que se pueden hacer remotamente con un mínimo de preparación, tanto formativa como de equipamiento.
Algunos de esos puestos de trabajo parecerá que son imprescindibles en la oficina, pero con los medios de comunicación adecuados, muchos se pueden descentralizar sin una pérdida de eficiencia.
Tareas de administración como contabilidad, consulta de archivos, el marketing… son cosas que siempre se han asociado a la empresa pero que, con un mínimo de preparación, se pueden hacer sin ningún problema desde cualquier sitio y en multitud de dispositivos.
Este análisis requiere ser un poco frio y calculador, pero es un proceso importante.
Pon en marcha sistemas de acceso remoto
Es cierto que a veces no se pueden mover todos los equipos a otros lugares y para eso se inventó el acceso remoto.
Para quien no lo haya usado nunca, acceso remoto hace exactamente eso. Establece una conexión segura entre un ordenador y otro y permite utilizar un ordenador remoto como si estuviésemos sentados enfrente.
Esencialmente se comparte la pantalla, por lo que el rendimiento apenas si ve un retraso si la conexión es buena.
Actualiza la conexión en los hogares del personal
Tener una buena conexión a Internet es imperativo y hoy en día casi cualquier núcleo urbano tiene acceso a fibra óptica que dará velocidad más que suficiente incluso a través de redes inalámbricas.
Para los hogares más remotos, el ADSL sigue siendo una opción factible que puede solucionar muchas situaciones.
Incluso el uso de datos a través del teléfono móvil puede darnos todo el ancho de banda que necesitamos para realizar las tareas básicas de la mayoría de los trabajos. Con las tarifas de datos ilimitados, tener Internet en cualquier sitio es muy fácil.
Analiza y actualiza tu equipo
Quizá este sea el momento de analizar si tu equipo tiene todo lo necesario para teletrabajar y hacer las actualizaciones necesarias.
Con esto no queremos decir cambiar de equipo, aunque a veces es necesario. Mirar la cantidad de memoria RAM, la capacidad del disco duro, la tarjeta de WiFi, la tarjeta gráfica, la webcam, el micrófono… nos puede solucionar muchos problemas.
A pesar de lo que nos pueda parecer, un equipo informático puede tener una vida de muchos años y extenderla unos años más instalando componentes que nos permitan un margen de capacidad más amplio nos puede ahorrar dinero y problemas.
Contrata un mantenimiento
Sí, sabemos que tenemos un sesgo importante porque es uno de nuestros servicios principales, pero lo decimos con fundamento.
Uno de los factores que hay que tener en cuenta cuando se tiene un equipo disperso es la capacidad de respuesta. Cuando estamos ubicados en una oficina, llegar de un lado a otro es muy fácil y rápido. Preguntar a alguien que nos pueda echar una mano con problemas informático es factible. Cuando estamos en casa, quizá no tanto.
Un servicio de mantenimiento que se adapte a vuestras horas de trabajo implica tener a una persona al otro lado de un teléfono, WhatsApp u otro sistema de mensajería que os pueda solventar problemas remotamente. Por supuesto, también que pueda desplazarse hasta donde sea necesario para instalar equipos o arreglar problemas que requieran un técnico in-situ.
Formación
Si… otro aspecto que cubrimos como servicio pero que decimos con la misma autoridad.
Cambiar de metodología de trabajo sin duda va a necesitar adaptarse a nuevos paquetes de software que requerirán formación para poder utilizarlos a tope de eficiencia.
Un plan de formación que sea flexible e incluya formación en cápsulas fáciles de producir en un espacio de tiempo corto y que se adapte a vuestras necesidades será la diferencia entre unos días para hacer una tarea a solo necesitar unas horas.
Conclusión
Adaptarse a un escenario de restricciones por la pandemia se puede hacer y no tiene por qué necesitar una inversión que nos rompa la cuenta bancaria.
Todavía estamos a tiempo de hacer los preparativos y llevar a cabo los análisis necesarios para que el impacto de nuevos contagios nos afecte lo menos posible, pero hay que ponerse en marcha cuanto antes.
Cualquier retraso en este proceso puede significar una pérdida de dinero considerable para cualquier negocio. Creo que podemos asegurar que eso es algo que nadie necesita, así que poneos en contacto con nosotros para que podamos ayudaros en la medida de lo posible con la situación que se avecina.
