Conforme la cuarentena llega a su fin y se establece una nueva a-normalidad, tenemos tiempo de reflexionar un poco sobre el papel que han jugado los medios de comunicación que hemos utilizado durante este periodo de estrés y precaución.
La nueva a-normalidad va a imponerse durante el periodo veraniego y evaluar como han impactado los cambios en nuestra forma de comunicarnos y los medios que hemos usado mientras hemos estado trabajando en remoto.
La dispersión del personal de la que hablamos en otro artículo hace poco nos ha dado la oportunidad (y a veces obligado) a comunicarnos a través de aplicaciones que han sido nuevas para mucha gente.
Abril vio una escasez de webcams en las tiendas y las videoconferencias subieron exponencialmente, los usuarios de Zoom diarios aumentaron de 10 a más de 200 millones en tres meses, Microsoft Teams pasó de 32 a 75 millones de usuarios diarios durante el mes de marzo y WhatsApp tiene ya más de dos mil millones de usuarios.
Francamente, no me he parado a mirar el incremento en número de emails enviados porque no creo que mi teclado tenga tantos números como para poder escribir la cifra, pero seguro que están a esos niveles.
Pero la realidad es que estamos utilizando esos medios de comunicación de la forma errónea en muchos casos.
En Creatic hemos visto gente utilizando WhastApp para dejar interminables mensajes de voz, emails para tener reuniones y el teléfono para dejar un mensaje con una tarea a realizar después del fin de semana.
Sí… En serio.
Así que queremos daros algunas pautas sobre qué hacer y qué no hacer con vuestras apps y medios de comunicación y ofrecer algunas alternativas.
Emails para reuniones
En ocasiones nos preguntamos como algunos servidores de email no se declaran en huelga. Vemos entre cinco y diez mil emails en algunos buzones y, cuando nos ponemos a mirar un poco más en profundidad, vemos como hay cadenas de varias docenas de emails con numerosos recipientes, alguno de los cuales ni siquiera participan.
Efectivamente: es una reunión en formato email.
Cuando nos damos cuenta, tenemos docenas de emails sobre el mismo tema, muchos de los cuales tienen mensajes como “estoy de acuerdo”.
Tener una reunión de trabajo a través de una cadena de emails es como una pesadilla digna del mismísimo Freddie Krueger. Además de generar una cantidad enorme de emails inútiles, nos dificulta la gestión eficiente de los emails que de verdad importan porque se pueden ver enterrado debajo de enormes cadenas de emails. El mensaje comunicativo se pierde y la espera de la respuesta de la persona adecuada nos frustra. Todo se retrasa.
En lugar de eso, una video conferencia de media hora – o el tiempo que sea necesario – nos va a ahorrar todo eso. Va a agilizar el proceso y fomentar la cooperación y cohesión en equipos dispersos y eliminar muchos problemas.
Un email a las personas adecuadas con un resumen de la reunión y las acciones a tomar y cualquier proyecto irá mucho más rápido que tener 80 mensajes sin leer en un buzón de correos que nos abruma con solo mirarlo.
WhatsApp/Telegram para conversaciones
Nos encanta WhatsApp/Telegram. Lo usamos a diario muchas, muchas veces. Incluso para conversaciones un poco largas, todo hay que decirlo. Una gran parte de la nueva normalidad.
Pero reconozco que me deja un poco atónito cuando veo gente enviar mensajes de varios minutos a través de la aplicación. Sí, comprendo que dejar un mensaje que será respondido cuando corresponda, pues tiene sus ventajas. No estoy hablando de esos mensajes.
Estoy hablando de mensajes de una conversación que luego se responden con otro mensaje de audio que luego se responde con otro mensaje de audio que luego se responde con….
Me seguís la pista, seguro.
Usamos un aparato que se inventó para hablar para usar una aplicación que se inventó para escribir para enviar mensajes de audio… Yo noto cierta ironía.
WhatsApp es una herramienta espectacular, pero la usamos para fines que la estrechan un poco.
Todos esos mensajes pueden ser una conversación de 10 minutos al teléfono.
Pararnos a pensar si de veras queremos seguir enviando mensajes que quizá no se respondan cuando lo necesitamos nos puede ahorrar horas de espera y retrasos.
Pero la cosa no acaba ahí. Tenemos aplicaciones que no hemos utilizado tanto como deberíamos/podríamos y que pueden aportar mucho a nuestra nueva normalidad.
Videoconferencia (Teams, Zoom, Jitsy)
Ya sea por falta de ancho de banda o datos ilimitados en nuestro teléfono, a veces somos reacios a utilizar un software de video conferencia para tener reuniones.
Es comprensible que queramos evitar esos saltos en la comunicación, tener que esperar a que una persona se vuelva a conectar, tener que repetir lo mismo varias veces porque hay retraso en la comunicación… os lo dice un usuario de videoconferencia desde hace 20 años. Pueden ser mas irritantes que una gota de alcohol en el ojo.
Pero la realidad es que la conexión ha mejorado considerablemente y ahora, con un teléfono medio decente y una conexión 4G estable se pueden hacer videollamadas sin mayores complicaciones.
Teams, Zoom, Jitsy y otros han conseguido dominar la encriptación hasta puntos de poder tener a varios usuarios en la llamada sin una pérdida de velocidad discernible.
Calendarios
Hoy en día los calendarios no solo sirven para saber qué tenemos que hacer y cuándo. También son herramientas poderosas que nos recordarán que se acerca una reunión, enviará emails a todas las partes invitadas, nos dirá la ubicación y cuanto tiempo debe durar. También nos da opciones de auto respuesta cuando nos invitan o no podemos atender.
Si además nos da la opción de ayudar con las zonas horarias, nos va a evitar muchos problemas a la hora de saber a qué hora tenemos que estar online si el quipo está disperso en varios países con franjas horarias diferentes.
Tareas
La cantidad de veces que nos enviamos un mensaje de voz o email para recordarnos que tenemos que hacer algo…
Seguro que hay muchas tesis doctorales en psicología que intentan explicar este extraño fenómeno. Y tan seguro que todos los científicos están igual de confundidos.
Y es que con la cantidad de software de tareas disponibles que se sincronizan con nuestro teléfono, portátil, ordenador de oficina… usar cualquier otro método es llamar al desastre.
¡Microsoft ToDo nos puede arreglar el día en cuestión de minutos!
Por supuesto todo lo que he escrito es una generalización y vuestras necesidades puede que sean diferentes. Contactadnos para haceros una consultoría gratuita y podamos aconsejaros sobre las soluciones más apropiadas para vuestras necesidades.
